Офисный переезд как по нотам – 3 приема для экономии времени, денег и нервов.

Любая более-менее стабильная фирма за время своего существования хоть раз, да сталкивается с офисным переездом. Причины смены местоположения могут быть самыми разными - как радостными, так и не очень:

- Повышение арендной платы
- Истечение срока арендного договора
- Увеличение или уменьшение штата сотрудников
- Покупка собственного здания
- Аренда в районе с большей проходимостью

Как бы то ни было, офисные переезды вполне способны испортить самые радостные впечатления, если не уделить должного внимания их правильной организации.

Прием 1. Готовим почву
Даже запланированный офисный переезд приравнивается к пожару, что уж говорить о неожиданной смене рабочего места. Стихийное переселение может обернуться немалыми финансовыми затратами для предприятия и большим стрессом для сотрудников. Поэтому в первую очередь необходимо предупредить всех заинтересованных лиц:

- Сотрудники фирмы должны узнать о планируемом переезде как минимум за несколько недель. За это время вполне реально перестроить график жизни и решить возможные проблемы с новым расположением офиса.
- Обслуживающие организации (доставка воды, канцтоваров, уборка помещений) имеет смысл поставить в известность заранее, чтобы определить, смогут ли они оказывать услуги по новому адресу. Возможно, придется искать новых поставщиков, и гораздо проще это сделать заранее, в спокойной обстановке.
- Постоянных партнеров лучше предупредить официальным письмом, отправленным по электронной почте.
- Потенциальные клиенты должны получить полную информации об адресе, возможностям проезда к новому офису и графике его работы. Эти данные следует разместить во всех доступных источниках - сайте компании, рекламных объявлениях, билбордах, вывесках.

Прием 2. Минимизируем сроки
Если решение об офисном переезде принято окончательно, необходимо выработать поэтапный план с четким определением этапов, сроков и ответственных лиц. Составляя схему великого переселения, следует проработать все нюансы:

- Определите, получится ли справиться своими силами или придется прибегнуть к услугам мувинговых компаний. Как правильно, фирмы с небольшим штатом вполне могут управиться самостоятельно, а вот организациям с большим количеством сотрудников, мебели и оргтехники дешевле и быстрее привлечь специалистов.
- Во избежание суеты и суматохи промаркируйте все перевозимые вещи по единой схеме - например, отдел — сотрудник — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — кабинет— номер рабочего места. Не забудьте о мебели и технике общего пользования – лучше заранее определиться, в каких кабинетах они будут установлены.
- Назначьте координаторов - по одному в старом и новом офисе. Во время переезда могут возникнуть непредвиденные ситуации, которые быстрее всего решаются на месте.
- Расставьте приоритеты – важно определить порядок установки и распаковки вещей. В идеале рабочая обстановка должна быть настроена за сутки.

Прием 3. Пакуем правильно
Офисные вещи можно разделить на несколько категорий, каждая из которых имеет свою специфику при упаковке и транспортировке:

- Документация - утерянные документы восстановить бывает сложно, а порой и невозможно, поэтому на первом месте – подготовка, архивирование и упаковка важных бумаг.
- Мебель – нужно уделить внимание качественной разборке, упаковке и маркировке всех деталей, чтобы на новом месте не возникло проблем со сборкой и установкой.
- Оргтехника – важно не только тщательно запаковать коробки, но и не забыть вложить в них комплектующие кабеля от каждого прибора.
- Сейфы – как груз высокой сложности требуют привлечения специалистов-перевозчиков.
- Растения и аквариумы – хрупкие предметы ни в коем случае не должны перевозиться совместно с крупногабаритной мебелью и техникой.

И еще один совет напоследок – не хватайтесь за наведение порядка в первый же день! Гораздо эффективнее полностью распаковать мебель, технику, расставить папки с документами, а уж потом выделить время и ресурсы для генеральной уборки. Удачного переезда!